Pour qu'un organisme de formation (ou une entreprise proposant également des prestations de formation) soit reconnu dans le cadre de la participation obligatoire des employeurs à la formation continue, il doit adresser une déclaration d'activité (Article L6351-1 et suivants et Article R6351-1 et suivants du Code du travail) à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) ou à la  Direction Régionale du Travail de l'Emploi et de la Formation Professionnelle (DRTEFP), dans les régions ou la DIRECCTE n'est pas encore créée, qui transmettra au Préfet de région du lieu de situation de son siège social.
Le dispensateur de formation professionnelle (qui exerce cette activité à titre principal ou accessoire) doit effectuer la déclaration dans les 3 mois suivant la conclusion par le prestataire de formation de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.

Contenu :

La déclaration d'activité comprend les informations administratives d'identification du déclarant, ainsi que les éléments descriptifs de son activité :

• Une copie du n°SIREN
• le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant (pour les personnes morales), ou celui du déclarant (pour les personnes physiques) 
• Une copie de la première convention de formation professionnelle ou à défaut du premier bon de commande établi pour la réalisation d’une formation
• une copie du programme de formation
• La liste des intervenants avec leur titre et qualité

Le délai d'instruction de la demande par la préfecture est de 30 jours. (Le silence gardé dans ce délai vaut refus implicite de la demande). Il délivre ensuite au prestataire de formation un récépissé comportant un numéro d’enregistrement. Ce numéro d'enregistrement devra ensuite figurer sur les conventions, les contrats de formation professionnelle ou sur les bons de commande.
Toute modification de l’un des éléments de la déclaration ainsi que la cessation d’activité du prestataire de formation doivent être déclarées dans un délai de 30 jours.

L’enregistrement de la déclaration d’activité peut être annulé par décision motivée du préfet de région lorsque les prestations ne répondent pas aux exigences légales.

Obligations des organismes de formation : 

• Etablir annuellement un bilan pédagogique et financier qui retrace l’activité du prestataire de formation ainsi que l’emploi des sommes reçues. (Article L6352-11 du Code du travail) Il doit indiquer :
• Les activités de formation conduites au cours de l’année, le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d’heures et la durée des formations dispensées
• La répartition des fonds reçus
• Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue
• Les produits financiers tirés du placement des fonds reçus

La déclaration d'activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n'a pas été adressé à l'autorité administrative.

• Les organismes de formation à activités multiples doivent tenir une comptabilité distincte pour l’activité exercée au titre de la formation professionnelle continue

Précisions

• Les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s’ils atteignent deux des trois seuils suivants :

-Trois salariés en CDI
-153 000 euros de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources
-230 000 euros au total du bilan

• Le dispensateur de formation de droit privé peut être exclu du champ de la TVA pour les activités exercées dans le domaine de la formation professionnelle continue. Il doit alors demander à la Direction Régionale du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle (DRTEFP) ou à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE), dans les régions où elle est implantée, d’attester qu’il exerce son activité conformément à la règlementation sur la formation professionnelle continue.

Contrôle des organismes de formation : Article L6361-1 et suivants du Code du travail

Un contrôle administratif et financier des dépenses et activités de formation est opéré par les autorités habilitées.
Ce contrôle peut porter sur tout ou partie de l'activité, des actions de formation ou des dépenses de l'organisme.

Les organismes de formation sont tenus, à l'égard des agents de contrôle :

-de présenter les documents et pièces établissant l'origine des produits et des fonds reçus ainsi que la nature et la réalité des dépenses exposées pour l'exercice des activités conduites en matière de formation professionnelle continue
-de justifier le rattachement et le bien-fondé de ces dépenses à leurs activités ainsi que la conformité de l'utilisation des fonds aux dispositions légales régissant ces activités

Sanctions :

Tout un dispositif de sanctions pénales est prévu en cas de méconnaissances des articles L6351-1 et suivants du Code du travail, en particulier une amende de 4 500 euros.

Informations complémentaires :

• Consulter le site du Ministère du Travail : http://www.travail-solidarite.gouv.fr/, rubrique Informations Pratiques, Fiches pratiques, Fiches pratiques du droit du Travail ;Formation professionnelle, "les formalités de création et de fonctionnement des organismes de formation"