Lors de l’embauche d’un ou plusieurs salariés dans une entreprise en Aquitaine, les dirigeants doivent faire une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à la MSA. Le point sur la déclaration d’embauche des salariés ainsi que les formalités à suivre.
Déclarer ses salariés, c’est obligatoire
Tout d’abord, il faut savoir que toute société a l’obligation de déclarer tous ses salariés. Cela est valable notamment pour les patrons usant du « Titre Emploi Simplifié Agricole » (TESA). Pour ces derniers, la déclaration se fait via le formulaire ou le service en ligne TESA.
La déclaration préalable à l’embauche comporte plusieurs formalités. Il y a la demande d’immatriculation du salarié, la demande d’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage, la déclaration à la médecine du travail, la demande pour bénéficier de diverses mesures pour l’emploi, la demande pour avoir des exonérations sur les cotisations patronales en cas de recrutement d’un travailleur occasionnel et enfin la demande d’affiliation des salariés à des organismes de retraite. Cette dernière demande est obligatoire pour les sociétés ayant adhéré à l’AGRICA retraite AGIRC ou à la CAMARCA.
Dans le cas d’un salarié embauché pour un contrat à durée déterminée, l’entreprise doit remplir une DPAE-CDD.
En déclarant ses salariés, un employeur assure aussi la sécurité de son entreprise et des employés. Il convient donc de bien réaliser la procédure de déclaration en prenant soin de ne pas faire d’erreurs ou d’oublis. En cas de vice de procédure, seule la responsabilité de la société sera engagée.
Procédures de déclaration des employés
Pour déclarer ses salariés en Aquitaine, quels que soient les types de contrats, il faut aller sur le site de MSA dans la zone « Mon espace privé MSA ». Il faut ensuite suivre les consignes et remplir les divers documents nécessaires pour la déclaration à l’embauche.
Mais, la déclaration d’embauche peut aussi s’effectuer directement dans un MSA. Il faut dans ce cas remplir un formulaire que l’on doit suite transférer par télécopie ou envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception.
Toute déclaration d’embauche doit être réalisée avant la prise de poste de l’employé. Pour être plus précis, la déclaration se fait huit jours avant la date prévue de l’embauche. La date limite pour déclarer un ou plusieurs embauches correspond au dernier jour ouvrable précédant le recrutement définitif du salarié. L’envoi peut aussi se faire par Internet ou télécopie quelques minutes avant l’embauche.
Une fois la déclaration effectuée, il faut convoquer le salarié embauché. Ce nouveau membre du personnel recevra alors ou une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou une copie de l’accusé de réception envoyé par l’organisme MSA.
Déclarer des travailleurs étrangers
Avant d’embaucher et d’effectuer la déclaration d’embauche d’un salarié étranger, le premier réflexe est de vérifier s’il a le droit d’exercer un métier en France. Cette vérification consiste notamment à voir si les papiers de l’employé sont régularisés. Il faut vérifier notamment ses titres de séjour et de travail des étrangers en France. Une copie de ces justificatifs est ensuite transmise à la MSA, qui peut aussi se charger de la vérification de la régularité du travailleur étranger au fichier national des étrangers (FNE).
Déclarer des travailleurs occasionnels
On désigne par salarié occasionnel un employé embauché dans le cadre d’un contrat à durée déterminée ou CDD. Généralement, il est possible de demander l’exonération des cotisations patronales pour un travailleur occasionnel.
Dans un CDD, la durée du contrat ne dépasse pas les 3 mois. Pour le secteur agricole, la déclaration se fait auprès du TESA, les autres secteurs devront déclarer leurs employés saisonniers à la MSA.
Si le travailleur n’est pas majeur, il doit avoir au moins 14 ans. Pour le déclarer, l’employer doit faire une déclaration auprès de l’inspection du travail. Une déclaration contenant les informations sur l’identité et l’âge du mineur ainsi que les travaux et son lieu de travail.