Quels sont les documents essentiels pour l’archivage ?

Certaines démarches comme le tri et la conservation de certains documents sont très importantes dans une entreprise. En effet, ces derniers peuvent servir de preuves en cas de litiges avec un client ou auprès d’une autre institution. Le plus important dans ce cas est de les conserver dans un lieu sécurisé où ils ne risqueront pas de s’abimer.

Les solutions pour la conservation des documents

Une entreprise reçoit ordinairement plusieurs documents tous les jours voire toutes les semaines. Il peut s’agir de correspondances, de factures ou de mémos entre autres. Il n’est donc pas possible de tous les conserver pendant une longue période. Cependant, la durée de conservation va grandement dépendre de la nature de votre activité. Mais souvent cette tâche est plus compliquée lorsque les archives sont mal triées et donc mal conservées.

Plusieurs solutions comme l’achat des étagères robustes peuvent vous permettre de ranger quelques cartons. Vous pouvez, par conséquent, garder un grand nombre de documents dans un petit espace. Ainsi, il sera plus facile de classer les documents par clients, par année ou par type de facture ou de document. Par ailleurs, vous pouvez aussi numériser certains documents afin de faciliter l’accès à ces informations.

Les autres alternatives qui sont envisageables

En revanche, si vous n’avez pas suffisamment de place pour stocker tous vos documents importants, vous devrez trouver d’autres solutions. L’une d’entre elles est de louer un box de stockage pour PME et associations. En plus de vous permettre d’avoir assez de place pour ranger ces derniers vous aurez aussi la certitude qu’ils seront dans un lieu sûr. Vous profiterez aussi de certaines garanties en cas de sinistres.

Bien entendu, il y aura certaines contraintes. Vous devrez payer une mensualité afin de pouvoir tirer avantage de ce service. Et vous devrez également vous déplacer afin de pouvoir consulter un document en cas de besoin. Il sera également nécessaire de respecter certaines règles comme les heures d’ouverture.